به گزارش پایگاه تحلیلی خبری بانک و صنعت به نقل از اداره کل روابط عمومی بانک دی، در این اجلاس که با عنوان همایش دولت الکترونیک و مدیران اسناد الکترونیکی و با حضور جمع زیادی از مدیران و متخصصان اتوماسیون اداری و نظام اداری الکترونیکی برگزار شد، ضمن ارائه مقالات علمی از مدیران برتر نظام اداری تقدیر شد.
مهندس مجتبی عزیزی ـ رییس حوزه مدیریت و مشاور مدیرعامل بانک دی ـ نیز در این همایش با ارائه مقاله‌ای با عنوان «اتوماسیون اداری ـ ضرورت سازمانی یا تشریفات اداری» به تشریح دلایل بکارگیری سیستم های نظام اداری الکترونیکی در سازمان‌ها پرداخت.
وی با برشمردن دلایل اهمیت وجود اتوماسیون اداری گفت: در عصر حاضر اتوماسیون اداری موضوع مهمی است چرا که در این همایش اهمیت اتوماسیون اداری و توجه سازمانی به آن باعث شده است تا امروز گردهم بیائیم. همچنین ضرورت بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان‌ها دغدغه دیروز، امروز و فردای مدیران سازمان‌هاست و نبود آن مشکلات زیادی را برای سازمان بوجود خواهد آورد.
عزیزی ادامه داد: با وجود اینکه در بعضی از سازمان‌ها و موسسات، میلیاردها تومان برای راه‌اندازی یک سیستم اتوماسیون کارآمد هزینه می‌شود اما شاهدیم که همچنان تعداد اندکی از سازمان‌ها به طور مناسب از آن استفاده می‌کنند. این نشان می‌دهد که باید بیش از گذشته کار کرد.
مشاور مدیرعامل بانک دی در بخش دیگری از مقاله خود، وجود مدیران با ذهنیت و تفکر سنتی را بزرگترین آفت سازمان‌ها دانست و افزود: نظام اداری الکترونیکی نماد مدیریت تغییر است و تا زمانی که مدیران ارشد سازمان‌ها وابستگی سیستمی پیدا نکرده و از افکار سنتی دور نشود اهداف پیاده سازی چنین سیستم‌هایی محقق نخواهد شد.
وی با برشمردن مزایای مکانیزه کردن فرایند مکاتبات اداری خاطرنشان کرد: این سیستم‌ها باعث می‌شود که علاوه بر نظم و انضباط سازمانی مدیران دچار عادت دیجیتالی شده و به تدریج تبدیل به مدیران الکترونیکی می‌شوند.
عزیزی در این مقاله ضمن تشریح مراحل سه گانه جاری سازی فرایند اتوماسیون مکاتبات اداری به مزیت‌های دیگری از سیستم چون حذف کاغذ و کمک به محیط زیست، سرعت در انتقال پیام، دسترسی همگانی و همه‌جایی به اطلاعات سازمان و نیز ایجاد ارتباط چند سویه اشاره کرد.
همچنین وی با اشاره به رشد سریع تکنولوژی و پیشرفت قابل توجه بعضی از سازمان‌ها و ورود آنها به مرحله هوشمندسازی و سیستم‌سازی همراه بر تداوم و استقرار کامل سیستم در سازمان‌ها تأکید کرد.
رییس حوزه مدیریت بانک دی تصریح کرد: با فرهنگ سازی، آموزش و کسب مهارت، روان‌سازی و ساده‌سازی رول‌های سیستم، ذوب کردن عادت‌های کهنه، اطلاع رسانی تجربیات موفق و انعکاس بازخورد مثبت و اثربخش سیستم باید مقاومت‌ها را بشکنیم و مدیران را مجاب کنیم کاغذ را از فضای سازمان کم و در نهایت حذف کنند و استفاده از فرم‌های مجازی را فرهنگ سازی کنند.
